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Como organizar um evento

Para Organizar um evento primeiramente você precisa ter em mente que tudo será muito mais complicado do que você imagina, detalhes que talvez você nem saiba que existem vão surgir e muitos contratempos vão ocorrer. Pronto, você já está ciente que nada será fácil. Vamos continuar.

Antes de mais nada que tipo de evento você está pensando em produzir? Social, corporativo, feira, congresso, seminário, com ou sem cobrança de ingresso e/ou participação?

Para cada tipo de evento existe um pensamento e uma linha a ser seguida para o sucesso, não existe uma receita infalível nem tão pouco um check list Universal. O único ponto que é igual em todos os eventos e que entende-se como fator preponderante para o sucesso da empreitada é o seu profissionalismo e a escolha certa dos fornecedores que vão lhe atender e realizar junto com você este momento.

Vamos usar um evento corporativo como exemplo para nossa linha de pensamento;

Evento Corporativo

Primeiramente é necessário entender a real necessidade do cliente, explico: Se for uma produção para apresentação de um produto ou um meeting de vendas, temos duas linhas de pensamento bem diferentes. Uma premiação de equipe ou uma capacitação são outras linhas distintas. Assim sendo entender para atender é o melhor caminho. Digamos que seja uma apresentação de um novo produto aos colaboradores e posteriormente ao publico geral.

Antes de mais nada sugiro que você leia atentamente os princípios da empresa, sua missão e valores, após isso leia o guide de execução de peças (normalmente o guide fala o que pode e o que não pode ser feito com a marca da empresa) e por ultimo tenha uma conversa franca com os responsaveis pela contratação do serviço para que você compreenda suas expectativas e o valor aproximado que pretende ser investido no evento.

Certo, agora que você já tem essas informações é hora de montar um projeto e um planejamento para que todo o evento transcorra sobre uma régua devidamente alinhada e com um sentido único. Régua essa que será validada pelo cliente e devidamente explicada aos seus pares que farão do evento um sucesso junto a ti.

Defina a data do evento, o local e a temática, dessa forma encontrar os fornecedores capacitados e profissionais que possam lhe ajudar na execução será de suma importância. Tendo isso bem concretizado, pronto. Agora é só produzir!

A Produção do evento

Produzir um evento deve ser leve, sutil e fluir com a equipe e cliente. O evento para ser legal primeiramente precisa de um clima e uma atmosfera boa na equipe. Para isso todos os passos e tarefas devem ser minuciosamente explicadas e delegadas aos responsáveis competentes.

A escolha do local de realização

Busque um local que ofereça as condições necessárias para a realização do evento, documentação, alvará de funcionamento, licenças de órgãos regulatórios em dia. Que atenda a necessidade e capacidade do evento, e que possua infra estrutura para receber os fornecedores de forma que você tenha uma solução e não um problema na hora da execução do projeto. Muitos locais não possuem docas para carga e descarga de materiais, isso complica muito o momento operacional de montagem e desmontagem do evento, haja visto que alguns locais possuem horário estipulado para iniciar e finalizar esse serviço, assim sendo dependendo do tamanho do evento e da quantidade de fornecedores, o local pode lhe ajudar ou lhe atrapalhar no momento da execução.

Outro detalhe importante é entender se o local possui profissionais atentos e dispostos a ajudar a execução do evento, não é incomum encontrar pessoas que no momento da execução criam entraves constantes para simples tarefas.

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